书信格式

信函和传真的格式

收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收

信人留下深刻的印象。

标准的商业书信由以下三个部分组成:

·信头

·信文

·信尾

信 头

在信和传真中,信头所占页面一般不超过三分之一。

发信人地址

一般来说,商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺,抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样,信笺上印有抬头,并采用固定的信头格式。

传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

发信日期

日期的书写有以下两种模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”

[月-日-年]

日期不能缩写,序数词不能使用缩写形式,月份也不能缩写。

收信人地址

收信人地址包括收信的全名和职衔,以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。

传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

指定收信人姓名

在商业书信和传真中,指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名,因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。

如果要使用指定收信人姓名这一栏,就要从页面左边空白处写起,在收信人地址下面空两行。